Правила оформления объяснительной записки

Когда сотрудника заставляют объяснять в письменной форме, почему он опоздал, и он выдумывает различные причины, порой курьезные и забавные, то возникает недоумение — зачем это делать и не является ли такая практика старомодной. В действительности объяснительная записка — одно из условий для наказания работника.

Для чего нужна

В современный ТК России практика письменных объяснений проступков, связанных с выполнением работы, перекочевала из Кодекса законов о труде 1971 года. В ТК РФ норме посвящена ст. 193 с указанием порядка и сроков требования работодателем записки.

Объяснительная нужна для использования к сотруднику дисциплинарных мер, таких как:

• замечание;
• выговор;
• увольнение.

Первые 2 вида санкций не имеют материальных последствий для подчиненного, а играют психологическую роль, но даже для их применения начальник сначала требует пояснение ситуации.

Работодатель может истребовать документ устно или письменно — в зависимости от установленной в компании корпоративной этики и отношений.

Фото: образец требования представить объяснительную

Если прошло 2 рабочих дня, а виновник не предъявил бумагу, то об этом составляется соответствующий акт.

Фото: образец акта о непредставлении объяснительной

Например, в пятницу начальник попросил подчиненного составить документ с разъяснением допущенного проступка. Если до конца вторника просьба не будет исполнена, руководитель вправе переходить к следующей мере.

Затем в течение 1 месяца работодатель издает приказ о замечании, выговоре или увольнении по статье. В срок не входит периоды больничного, отпуска и дни ожидания мнения профсоюза.

Как оформляется

В ТК РФ и иных нормативно-правовых актах России нет конкретных указаний на то, как должна выглядеть объяснительная. Достаточно, чтобы она соответствовала общим стандартам документоведения:

• изложение в деловом стиле от первого лица — без разговорной и ненормативной лексики;
• достоверность, полнота и сжатость текста;
• логичность и последовательность.

Локально-нормативными актами (ЛНА) фирмы может быть предусмотрена собственная форма, поэтому придется придерживаться ее. Если же установленного образца нет, то составляется произвольно с разделами:

• «шапка» — кому, от кого;
• тело — сам текст;
• перечень приложений — по желанию автора;
• подпись и дата.

Скачать пустой шаблон объяснительной

Готовый документ передается руководителю напрямую или через канцелярию (секретаря, помощника). Последний изучает пояснения сотрудника и принимает решение о применении дисциплинарных санкций или оставлении ситуации без них. Если взыскание будет назначено, об этом издается соответствующий указ с приложением копии объяснительной в качестве доказательства соблюдения ст. 193 ТК РФ.

Фото: образец приказа об объявлении выговора

Так, например, в фирме «КРОК-инкорпорейтед» не истребуются такие документы, т.к. они противоречат установленному в компании этикету, где в приоритете служебное доверие и конструктивный диалог между начальниками и подчиненными. Об этом рассказала зам. гендиректора корпорации Полина Хабарова журналу Life.

Примеры распространенных ситуаций

Объясняться нужно в случае совершения проступка: провинности или бездействия, повлекшего нарушение служебной или рабочей дисциплины. Источниками таковой являются:

• трудовое законодательство;
• правила внутреннего распорядка компании;
• контракт между конкретным сотрудником и работодателем с дополнительными соглашениями;
• должностные инструкции и т.д.

Фото: образец объяснительной

Частые нарушения в этой сфере:

• опоздание;
• неявка на работу;
• ошибки и неприемлемое поведение при исполнении служебных задач;
• неисполнение обязанностей.

Приложение доказательств своих слов — отличный способ сохранить или установить доверительные отношения с начальством. Но обязанность их представлять не предусмотрена, это добровольное действие.

Таблица 1. Примеры объяснительных записок

Источник: составлено автором

Иногда объяснения включают подробности личных проблем. Стоит ли о них рассказывать или ограничиться краткой фразой «в связи с усталостью и семейными трудностями», решает каждый сотрудник самостоятельно, оценивая корпоративную культуру в фирме и отношения с руководителем.

Фото: о допущении ошибки

Писать пояснения нужно не только работодателю, но иногда и другим лицам и ведомствам. Так, при совершении административного правонарушения тоже может потребоваться объяснительная.

Фото: в отделение МВД

Часто организациям в лице главбуха и индивидуальным предпринимателям нужно давать объяснения в органы ФНС России.

Фото: в налоговую

При уголовном или судебном разбирательстве бланк пишется в таком же формате.

В случае отказа

Физлицо, в соответствии со ст. 193 ТК РФ, вправе не давать пояснений. В этом случае руководитель составляет акт об отказе и далее может применить дисциплинарную санкцию — наличие или отсутствие записки неважно. Но для перехода к санкциям необходимо предложить работнику объясниться.

Хранение

Сроки сохранности различных документов утверждены в специальном Перечне № 558 от 25 августа 2008 года, разработанном Минкультуры России.

В соответствии с ним в отношении объяснительных действуют правила хранения:

• по ст. 665 документы, не входящие в личные дела (ЛД) работников, — 5 лет;
• по ст. 656 вошедшие — 75 лет.

Чаще всего письменные объяснения, какой бы тематики они ни были, вкладываются в ЛД трудящегося, а значит, будут храниться согласно ст. 656 Перечня.

Как быстро и правильно писать объяснение, показано в видеоролике: