Депонирование з/п: что это такое и как оформляется
В случае когда работник по каким-либо причинам отсутствует на предприятии, происходит депонирование его заработной платы, выплачиваемой в этот период из кассы, и возврат суммы в банк. В течение трех лет сотрудник имеет право получить причитающуюся ему з/п, для этого надо написать заявление/запрос, на основании которого бухгалтерия снимет средства со счета для погашения долга
Депонирование – это организованное хранение каких-либо товарно-материальных ценностей: от документов и микроорганизмов до свободных денежных активов. Широко применяется в биологии, делопроизводстве, музейном деле, бухучете и прочих сферах. Термин известен лицам, работающим на предприятиях, где зарплата выплачивается из кассы.
Не всегда получается находиться в день выдачи з/п в организации. В случае невозможности сотрудником вовремя получить причитающееся ему вознаграждение, бухгалтер обязан произвести депонирование заработной платы, то есть возврат денег на расчетный счет предприятия для их сохранности до востребования.
Пример. Секретарь Петрова Инна Михайловна не смогла вовремя прийти за з/п 5 сентября 2019 г., так как находилась на учебе в другом городе. Не выданная ей сумма должна быть депонирована (проставлена отметка в ведомости, сформированы проводки учета) и сдана в банк. В дальнейшем выплата этих денег возможна по запросу/заявке Петровой И.М.
Несвоевременное получение з/п может быть вызвано отсутствием лица в связи с:
- отпуском;
- отгулами;
- командировкой;
- открытием больничного листа;
- прочими обстоятельствами.
Нормативная база определяется Порядком ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У (Указание от 19.06.2017 № 4416-У), а также ст. 136 ТК РФ.
В тему! 8 примеров расчета отпускных
Особенности наличных передвижений
На выдачу зарплаты из кассы могут быть направлены денежные средства, полученные с расчетного счета на эти цели. Деньги должны находиться в кассе не более пяти дней с момента их снятия в банке.
Фото: pixabay/pixel
Справка. Лимит нахождения средств на предприятии нельзя превышать. ИФНС может наложить штраф на руководителя (до 5 тыс. руб.) и организацию (до 50 тыс. руб.) по ст. 15.1 КоАП РФ, Письму ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338. В случае отсутствия ограничения, депонированные суммы хранятся в соответствии с учетной политикой в кассе или банке.
Скачать письмо ФНС № ЕД-4-2/13338
Некоторые организации, при согласовании с обслуживающим кредитным учреждением, могут использовать для расчетов суммы наличной выручки от реализации товаров, работ, услуг.
Этапы депонирования
Выданная з/п должна отражаться в унифицированных платежных ведомостях Т-53 и Т-49.
В формах обязательно проставляется дата заполнения документа. Время нахождения денег в кассе ограничено при:
- поступлении из банка – с даты оприходывания плюс 5 дней, затем они возвращаются на счет;
- использовании выручки –зарплата выдается в течение дня, деньги должны быть сняты по его окончании, если сумма превышает лимит.
В случае неявки сотрудника за вознаграждением ведомость закрывается проставлением напротив оставшейся суммы отметки «депонировано». Невыплата сдается на расчетный счет.
Закон не заставляет вести список депонированных сумм, с 2014 г. этот документ не считается обязательным. Но для отслеживания не выданных работникам сумм можно заполнять реестр, что существенно сократит время поиска задолженности. Документ составляют в свободной форме, включающей:
- название и реквизиты организации;
- сроки депонирования;
- сведения о расчетно-платежных ведомостях;
- ФИО, табельный номер работника;
- сумма невыплаченных денег;
- отметка о выплате;
- подпись кассира, ее расшифровка.
Аналогично ведется книга учета. Документ открывается на год. Все формы заверяются главбухом.
Депонированные суммы сдают в банк одним общим расходным кассовым ордером, реквизиты которого указывают в книге/реестре депонентов. Центробанк одобряет оформление документов в электронном виде, при этом распечатывать их не обязательно, если у кассира и бухгалтера имеется электронная подпись.
Фото: pixabay/pixel
Получить депонированные суммы работник может при условии:
- подачи предварительного запроса, деньги возмещают в установленное организацией время либо в ближайший зарплатный/авансовый день;
- соблюдения общих сроков исковой давности, то есть в течение 3 лет для предъявления финансовых требований, свыше этого времени сумма учитывается в составе прочих доходов.
Интересно, какая будет пенсия при зарплате 100 000 руб.
Учет
Бухгалтерский алгоритм состоит из трех этапов:
- Начисление:
- Д 20 (23, 25, 26, 29, 44) – К 70 – произведены расчеты причитающихся персоналу сумм за определенный период;
- Д 70 – К 68 –удержан НДФЛ;
- Д 70 – 50 – выдача з/п.
Фото: Breakingpic/pixel
- Депонирование:
- Д 70 – К 76 – учтена невыплаченная зарплата;
- Д 51 – К 50 –сумма зачислена на р/с организации.
- Выплата:
- Д 50 – К 51 – наличность из банка снята в кассу на выдачу задолженности;
- Д 76 – К 50 – долг выдан сотруднику.
Если работник не востребовал депонированные средства в течение 3 лет, то они становятся доходами: Д 76 – К 91-1.
Полезная информация! 7 примеров расчета выплат по больничному листу
Налоговые тонкости
С 2016 г. НДФЛ перечисляется в день снятия наличности в банке (ст. 226 НК РФ). В случае выдачи зарплаты из суммы выручки, налог можно перечислить на следующий рабочий.
Фото: Инстаграм: @Pbumsk
При депонировании сотрудник доход не получает. Дата погашения задолженности и удержания подоходного налога является днем фактической выплаты денег. Необходимо перечислить НДФЛ до следующего рабочего дня после выдачи средств.
Например. Предприятие расплачивается по зарплате 10 октября, некоторая сумма была депонирована, расчет произошел 10 ноября. Удержание НДФЛ производится в день погашения долга перед работником, переводится в бюджет не позднее 11 ноября.
Страховые взносы работодатель начисляет на всю суммы зарплаты, независимо от того, выдана она или нет.
Автор: