Как заверить трудовую книжку правильно

Правильно заверить копию трудовой книжки (ТК) может нотариус. В случае выполнения этой функции работодателем в лице специалистов кадрового отдела или бухгалтерии не исключены ошибки. Их можно предотвратить, если знать, как оформляется дубликат.

Для каких целей нужна

Документ хранит историю работы владельца, его стаж, перерывы и сферы деятельности. Если гражданин трудоустроен, то книжка находится в отделе кадров и выдается в 2 ситуациях, о которых сказано в ст. 62 и 84.1 Трудового кодекса России:

• увольнение;
• истребование для социального страхования.

Поэтому во всех прочих случаях предоставляется не оригинал, а копия документа, заверенная надлежащим образом. Так, она нужна для:

• выдачи визы с загранпаспортом в определенные страны — необходимость ксерокопии прописывается законом государства прибытия;
• собеседования для трудоустройства в другом месте — если соискатель еще до увольнения ищет новую работу, ему придется иметь на руках копию, т.к. забрать оригинал раньше времени нельзя; к тому же — нет гарантий, что по результатам собеседования он будет принят в другую фирму;
• для ПФР и прочих внебюджетных пенсионных фондов;
• оформления ипотеки или обычного кредита — документ подтвердит, что клиент действительно работает в указанной организации; если банк — держатель зарплатной карты, то книжка, как правило, не требуется;
• восстановления оригинала в случае утери или порчи — наличие копии ускорит и упростит процесс.

Кто делает

Заверяют дубликат 2 субъекта:

• работодатель;
• нотариус.

В первом случае процедуру выполняет сотрудник отдела персонала или бухгалтер, если в договоре или специальном приказе прописано такое полномочие. Во втором — необходимо самому посетить нотариальную контору.

Рекомендуется составить 2 экземпляра и попросить сделать отметку о принятии на своем бланке — это будет доказательством соблюдения правил документооборота со стороны сотрудника (на случай конфликтных ситуаций). Документ составляется в свободной форме.

Фото: пример заявки на выдачу копии ТК

Скачать шаблон заявления для оформления копии

Нотариус выполнит операцию без письменного обращения, но за определенную плату. При этом нужно взять оригинал документа на работе. Для этого тоже подается заявление.

Фото: образец заявки на выдачу оригинала

Скачать пример заявления с просьбой выдать ТК

Требования

В каждом конкретном случае юрлицо (банк, Пенсионный фонд, паспортный стол и т.д.) может выдвигать собственные правила, по которым оформляется дубликат документа, особенно требовательны кредитные организации.

Фото: схема правильной копии

Но есть общие нормы, как должна выглядеть заверенная копия:

• использовать формат А4;
• оборотная сторона остается пустой;
• на одном листе размещены 1-2 разворота;
• в основном нужны только заполненные страницы (но иногда необходимо сканировать всю книжку);
• если последняя запись о трудоустройстве заканчивается на нижних строках, то нужно отсканировать и следующую (даже если она пустая), чтобы не было сомнений в наличии еще каких-то данных;

На последней копии делается собственноручно отметка: «Работает в такой-то должности по настоящее время, дата и номер записи»; под этими словами — подпись записавшего с расшифровкой и указанием должности.

• каждый отсканированный лист заверяется и удостоверяется печатью и подписью должностного лица.

Фото: пример заверенной страницы

Таким образом, на последней странице копии будет 2 заверения — обычное и о том, что сотрудник работает в должности на указанную дату.

Фото: пример заверения последнего листа

Как производится

Создание заверенного дубликата осуществляется так: нотариус (его помощник) или сотрудник кадрового отдела делает ксерокопии всех заполненных страниц оригинала, затем на каждом листе ставится запись:

• слова «Копия верна»;
• должность, фамилия, имя и отчество заверяющего;
• дата;
• подпись;
• печать организации.

Фото: образец заверенного документа у нотариуса

Частные случаи

Иногда при создании копии возникают вопросы. Например, если сотрудникам подтверждает подписью и печатью руководитель (гендиректор), то визирует сканы его собственной книжки:

• он сам;
• главный бухгалтер или кадровик.

Если нужно оформить сотруднице, находящейся в декретном отпуске, то на последнем листе делается стандартная запись, т.к. она числится в штате как работающая. Можно дополнительно прописать, что женщина пребывает в отпуске по беременности и родам или по уходу за детьми. Это правило действует для всех, ушедших в отпуск в связи с временной нетрудоспособностью.

Сроки

В ст. 62 ТК России указано, что в течение 3 дней после подачи письменного заявления руководство обязано выдать оригинал или копию. Причем заверение документов осуществляется бесплатно и должным образом.

Также и сотрудник после возвращения ему книжки из органа социального страхования (Соцзащита, отделение ФСС) в течение 3 дней обязан вновь предоставить ее работодателю.

Период действия дубликата не ограничен, но каждый орган власти и банк вправе устанавливать свои сроки годности. Так, в среднем принимаются копии, изготовленные не ранее чем 30 дней назад, а кредитные фирмы часто требуют представлять бланки, выданные в течение 10 последних дней.

Примеры неправильного оформления

При заверении могут возникнуть ошибки, из-за которых придется произвести процедуру заново. К таким относятся:

• печать перекрывает часть записи так, что невозможно прочитать важную информацию (например, дату или название организации);
• сотрудник, заверивший дубликат, не уполномочен на совершение таких действий;
• исправления на скане;
• некачественная ксерокопия, не позволяющая разобрать часть сведений;
• на заверенном работодателем экземпляре отсутствуют печати, подписи, имени или должности, записи на последнем листе.