8 примеров расчета отпускных

Современные работники предприятий достаточно грамотны и в большей части знают, как рассчитать отпускные. Но, несмотря на то, что сложностей в вычислении нет, все же есть нюансы, которые важно учитывать. Существуют рабочие ситуации, которые предполагают особый подход. К примеру, изменение договора в части зарплаты, премии, отсутствие основы для вычисления и другие случаи, требующие отдельных расчетов и оформлений.

В 2019 году особых изменений в законодательной базе по начислению отпускных в коммерческих и бюджетных организациях не произошло (ст. 139 ТК РФ), кроме изменения расчетного периода. Для определения среднего заработка аккумулируется информация о зарплате за последние 12 месяцев до отпуска.

Средний заработок

Порядок вычисления суммы отпускных необходимо начинать с расчета среднедневного заработка, который определяется количеством отработанных и среднемесячным числом календарных дней (фиксированный законодательством показатель ‒ 29,3 – ст. 139 ТК РФ), размером начисленной зарплаты.

Рис. 1. Законодательство

Средний показатель выплат для отпускных берется за последний год, к нему относят:

• начисления по зарплате;
• неденежные формы выплат;
• гонорары, доплаты, премии и награды;
• надбавки и коэффициенты;
• прочие выплаты, предусмотренные трудовой политикой организации и законодательством страны.

Для расчета используются формулы:

1. Среднедневной заработок (СДЗ) =  Выплаты за 12 месяцев / 12 / 29,3.
2. Сумма отпускных = СДЗ * Количество дней отпуска.

Но не все начисления включают в вычисление, исключают из сумм:

• возмещение расходов на питание и транспортные расходы;
• компенсации за оплату на обучение сотрудника;
• компенсации по коммунальным платежам;
• материальную помощь;
• выплаты командировочных;
• оплату простоев;
• оплату за дополнительные выходные дни по уходу за инвалидами;
• вознаграждения по договорам подряда и т.п.

Варианты расчета

Ситуаций оформления отпускных может быть несколько, если расчетный период:

1. 1 год – работник отработал в полном объеме, дополнительных расчетов не требуется.
2. Отработан не полностью, сотрудник мог находиться в командировке, «декретном», или по уходу за ребенком, на больничном, прочие причины.

Рис. 2. Документы для оформления

Период отработан в полном объеме

При первом случае расчет элементарен, базируется на стандартной формуле.

Пример 1. Работник написал заявление на отпуск с 1 июля 2019 года на 14 календарных дней. Рабочий год он отработал в полном объеме, годовые выплаты составили 360 000 руб., в итоге вычисления будут выглядеть следующим образом:

• 340 000 / 12 / 29,3 = 1 023,89 руб. – среднедневной заработок;
• 1023,89 * 14 = 14 334,46 руб. – отпускные.

Период отработан не полностью

Для определения суммы при неполном отработанном времени расчет производят по формулам, учитывающим только необходимые выплаты:

1. СДЗ = Выплаты за период / Количество календарных дней за отработанное время.
2. Количество календарных дней за отработанное время = 29,3 * количество отработанных месяцев + число отработанных дней в месяце с днями «неучтенки».
3. Учтенные календарные дни в неполном месяце = количество отработанных дней за месяц / общее количество дней в месяце * 29,3.

Рис. 3. Отработанные дни

Пример 2. Сотрудник организации собирается в отпуск на 14 дней с 1 июня 2019 года. За предшествующий период: с 3 по  17 декабря 2018 года – отпуск, с 11 по 15 января – больничный. Выплаты всего: 520 000 руб., из них отпускные ‒ 20 705 руб., больничные ‒ 7 100. Расчет:

• 15 / 31 * 29,3 = 14,18 – дн. за декабрь;
• 26 / 31 * 29,3 = 24,57 ‒ дн. за январь;
• 29,3 * 10 + 14,18 + 24,57 = 331,75 – дн. за год;
• (520 000 – 20 705 – 7 100) / 331,75 = 1 483,63 руб. ‒ СДЗ;
• 1 483,63 * 14 = 20 770,82 руб. ‒ отпускные.

По этому принципу рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении.

Пример 3. Если сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, работает неполный рабочий день, то она имеет право на отпуск. Одновременно ей будут платить и отпускные, и детское пособие до 1,5 лет. В этом случае расчет выплат осуществляется по зарплате за неполный рабочий день.

В случае отсутствия базы

Случается, что для расчета отпускных нет базовых показателей, поскольку работник не работал в течение года (иногда большего времени) и начисления ему не производились. В этом случае есть свои алгоритмы расчета, зависящие от разных обстоятельств.

Нет данных за последний год

Такая ситуация возникает в случае нахождения работника в декретном, на длительном лечение и пр.

Пример 4. Работник вышел с больничного 1 марта 2019 года, на котором он находился в течение года, но, спустя месяц, написал заявление на пятидневный отпуск. Расчетный период не может быть взят по стандартной схеме, необходимо воспользоваться данными за год, предшествующий болезни. При выплатах 450 000 руб. отпускные:

450 000 / 12 / 29,3 * 5 = 6 399,32 руб.

Рис. 4. На отдых

Нет данных за последние два года

Если у сотрудника организации по каким-либо причинам нет информации о начислениях за последние два года, то за базу при расчете отпускных необходимо взять выплаты и отработанные дни месяцев, которые известны.

Пример 5. Сотрудник без стажа, проработавший на предприятии 6 месяцев, собирается уйти в 10-дневный отпуск. Отпускные рассчитываются на базе имеющихся данных. За период было начислено 120 000 руб.:

120 000 / 6 / 29,3 * 10 = 6 825,94 руб.

Специалисты без стажа

В случае если сотрудник не отработал в должности ни одного дня, но ему срочно потребовался отпуск, за базу расчета будет взят оклад за месяц.

Граждане, которым полагается (по их желанию) отпуск, независимо от проработанного времени в организации:

• лица до 18 лет;
• беременные;
• усыновители детей возраста младше 3 месяцев;
• ветераны;
• супруги военнослужащих;
• лица на пенсии (с возможностью дополнительного отпуска);
• прочие, имеющие такую возможность по ТК РФ.

Рис. 5. Беременные имеют право на отпуск

Пример 6. Женщина, ожидающая ребенка, устроившись на работу, написала заявление на 5-дневный отпуск. Оклад, согласно штатному расписанию, ‒ 25 000 руб.:

25 000 / 29,3 * 5 = 4 266,21 руб. – отпускные.

Учитываем премии

Средний заработок включает премиальные различного вида (Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922), но здесь есть свои нюансы. Если премия:

• выплачивается ежемесячно, то ее учитывают в полном размере, но не более одной в месяц;
• начисляется за определенный период, то включается во все показатели, при времени начисления не больше продолжительности срока расчета (в ином случае ‒ месячной премией);
• начисляется за год до расчета средних показателей выплат, то в фактическом размере.

Пример 7. Сотрудник собирается в отпуск на 10 дней с 1 февраля 2019 г. Выплаты за год: 730 000 руб., в январе была начислена премия за перевыполнение плановых показателей в 2018 году: 70 000 руб., то есть, это итоговый стимулятор, он полностью включается в расчет отпуска:

(730 000 + 70 000) / 12 / 29,3 * 10 = 22 753,13 руб.

Рис. 6. Рост оклада

Изменение ставок окладов

Увеличение зарплаты, предусмотренное законодательством и локальными актами (Определение КС РФ от 19.11.2015 № 2618-О, письмо Роструда от 19.04.2010 № 1073-6-1), ‒ это дополнительные расчеты при вычислении отпускных. В первую очередь необходимо определить коэффициент индексации:

• Оклад после индексации / Оклад до индексации.

Затем надо учесть время введения новшества, что важно для тонкостей расчета.

Пример 8. Работник собирается на 7-дневный отдых с 1 мая 2019 г. Расчетный период: с 1 мая 2018 года по 30 апреля 2019 года, за этот период (в октябре) случилось повышение зарплаты с 15 000 до 20 000 руб. Средний заработок рассчитывается с учетом коэффициента индексации:

20 000 / 15 000 =1,33.

Расчетное время разбивается на два периода, первый – до повышения – 6 месяцев, второй – после повышения ‒ 6 месяцев. Отпускные высчитываются следующим образом:

(15 000 * 1,33 * 6 + 20 000 * 6) / 12 / 29,3 * 7= 4 777,18 руб.

С помощью примеров можно убедиться, что расчет отпуска зависит от множества нюансов, правил и тонкостей, которых следует придерживаться во избежание ошибок и нарушения трудового и налогового законодательства.

Забавное и полезное видео по теме: