Как правильно написать докладную записку

Иногда недостаточно устно сообщить руководителю о какой-то ситуации или подвести итоги проделанной работы, порученного задания. Для фиксации своих слов необходимо подготовить краткий доклад — записку. Несмотря на простое название, эта форма составляется по строгим правилам документоведения и может повлиять на важное решение начальства.

Что говорит закон

Докладная записка не упоминается в Трудовом кодексе России и близких к нему актах, т. е. она не определена в нормативной базе как отдельное понятие.

При этом в ОКУД ей отведен специальный код — 0286041, и она входит в один раздел с объяснительной и приказом о назначении дисциплинарной санкции.

Кто и кому пишет

Специфика документа в том, что он передает сведения по вертикали, т. е. от подчиненного руководителю — начальнику отдела, уполномоченному лицу, директору и другим людям, которые принимают управленческие решения.

Автор записки — работник, который находится в подчинении адресата. Им может быть не только рядовой, но и руководитель. Например, начальник отдела направляет сведения вышестоящему главе представительства, филиала. Либо — руководитель филиала передает доклад гендиректору. Соблюдается принцип субординации.

Когда подается:

• по устному или письменному распоряжению руководителя;
• по инициативе сотрудника.

Фото: cottonbro/ pexels

Причины для создания:

• необходимость урегулировать производственный или хозяйственный процесс — путем предложений по совершенствованию применяемых методик и технологий;
• несогласие с положением, возникшим в результате решения начальства, например для оспаривания наказания;
• изложение своей позиции по конкретному вопросу;
• передача информации для применения дисциплинарного взыскания.

Таким образом, форму представляют подчиненные руководителям для описания какой-либо ситуации, отчета о проделанной работе, предложения новых способов увеличения производительности, улучшения трудовой среды и пр.

Виды

Официальной классификации докладных не существует, но, проанализировав практику, можно выделить следующие:

• внутренние;
• внешние;
• информационные;
• инициативные;
• отчетные.

Внутренние доклады адресуются лицам в пределах компании — начальникам различных отделов, общему руководству. А внешние — направляются в вышестоящие органы, т. е. выходят за рамки фирмы.

Информационные сообщения призваны предоставить сведения о выполняемой трудовой деятельности. Отчетные — о результатах исполненных заданий, распоряжений, инструкций, в целом работы. Инициативные доклады обусловлены возникновением идей по улучшению процесса — в них предлагаются конкретные решения.

Делятся записки и по изложенной в них информации:

• достижения, предложения о вознаграждении и т. д.;
• о неприемлемом поведении, оскорблении достоинства и чести, например пьянстве, хамстве и др.;
• о невыполнении или ненадлежащем исполнении трудовых обязанностей;
• о нарушении дисциплины и рабочего порядка.

Установленные виды сообщений предназначены для разных целей.

Таблица 1. Отличия от других записок

Источник: Ассистентус

Как составляется

Чтобы правильно написать докладную, требуется знать правила оформления в зависимости от ее вида.

По каким принципам готовится внутренний бланк:

• на специальном листе, разработанном организацией или при его отсутствии собственноручно;
• некоторые компании придерживаются строгих правил брендбука, и в таком случае используется лист с логотипом и иные установленные графические требования;
• указывается название отдела, департамента;
• адресат — кому, адресант — от кого;
• наименование документа – «докладная записка»;
• дата;
• номер доклада;
• заголовок;
• содержательная часть — сам текст;
• список приложений — в случае наличия таковых;
• имя, должность автора;
• подпись с указанием фамилии с инициалами и должности;
• часто добавляется строка «в дело № …».

Образец внутренней докладной записки

Скачать шаблон типовой докладной

Требования к внешнему докладу строже:

• лист формата А4;
• расположение всех элементов в соответствии со стандартами ГОСТ0.97-2016;
• использовать бесплатные распространенные шрифты, как Times New Roman, Arial и др.;
• можно выделять полужирным заголовки, названия разделов, реквизиты и небольшие фрагменты в тексте;
• рекомендуемый размер — 12-14 кегль;
• отступ при новом абзаце — 1,25 см;
• интервал между строками — от 1 до 1,5;
• выравнивание по ширине поля.

Какие реквизиты должны присутствовать:

• название отдела, из которого исходит записка;
• должность адресанта;
• доступ к данным (конфиденциальные либо нет);
• если файл электронный, то цифровая подпись;
• герб — России, региона, муниципального образования – располагается по центру над реквизитами фирмы;
• товарный знак или эмблема — если они есть, то размещаются также над информацией о компании в одной строке с гербом.

В стандарте прописаны и другие пожелания к оформлению организационно-распорядительной документации — что входит в реквизиты, как прописываются названия, имена и пр.

Фото: как должен выглядеть документ по ГОСТУ 7.0.97-2016

Частные случаи и образцы

Главная часть сообщения — содержательный текст. Чтобы его составить, нужно:

• сформировать описание ситуации, т. е. ответить на вопрос «Что произошло?»;
• вывести результаты (обычно негативные) из-за случившегося;
• предложить решение.

Таблица 2. Образцы внутреннего доклада

Источник: составлено автором

Действия руководителя

После изучения документа получатель вправе удовлетворить изложенную в ней просьбу, принять другое решение или отказать по предложению. Он размещает резолюцию на листе сообщения с собственноручной подписью.

Образец резолюции руководителя по докладу

Наглядная инструкцию по написанию докладной приведена в сюжете: