Как правильно написать докладную записку

Автор: Виктор, главный редактор. Экономист. Опыт работы в финансах более 15 лет. Дата: 6 декабря 2019. Время чтения 6 мин.

Aymanejed / Pixabay

Докладные записки подаются по поручению начальника либо по собственной инициативе подчиненного. Цель документа — сообщить вышестоящему должностному лицу важную информацию, требующую управленческих решений. Внутренняя записка составляется по простой форме, а внешняя — на специальном бланке с определенным перечнем реквизитов и в строгом формате.

Иногда недостаточно устно сообщить руководителю о какой-то ситуации или подвести итоги проделанной работы, порученного задания. Для фиксации своих слов необходимо подготовить краткий доклад — записку. Несмотря на простое название, эта форма составляется по строгим правилам документоведения и может повлиять на важное решение начальства.

Что говорит закон

Докладная записка не упоминается в Трудовом кодексе России и близких к нему актах, т. е. она не определена в нормативной базе как отдельное понятие.

Важно! Законом не урегулированы порядок и детали составления докладных, но они широко используются при трудовой деятельности как удобный инструмент коммуникации и трансляции.

При этом в ОКУД ей отведен специальный код — 0286041, и она входит в один раздел с объяснительной и приказом о назначении дисциплинарной санкции.

Кто и кому пишет

Специфика документа в том, что он передает сведения по вертикали, т. е. от подчиненного руководителю — начальнику отдела, уполномоченному лицу, директору и другим людям, которые принимают управленческие решения.

Автор записки — работник, который находится в подчинении адресата. Им может быть не только рядовой, но и руководитель. Например, начальник отдела направляет сведения вышестоящему главе представительства, филиала. Либо — руководитель филиала передает доклад гендиректору. Соблюдается принцип субординации.

На заметку! Можно написать сообщение, миновав непосредственного начальника, только в одном случае — жалоба на последнего. Она адресуется более высокому по рангу должностному лицу.

Когда подается:

  • по устному или письменному распоряжению руководителя;
  • по инициативе сотрудника.
Фото: cottonbro/ pexels

Фото: cottonbro/ pexels

Причины для создания:

  • необходимость урегулировать производственный или хозяйственный процесс — путем предложений по совершенствованию применяемых методик и технологий;
  • несогласие с положением, возникшим в результате решения начальства, например для оспаривания наказания;
  • изложение своей позиции по конкретному вопросу;
  • передача информации для применения дисциплинарного взыскания.

Таким образом, форму представляют подчиненные руководителям для описания какой-либо ситуации, отчета о проделанной работе, предложения новых способов увеличения производительности, улучшения трудовой среды и пр.

Виды

Официальной классификации докладных не существует, но, проанализировав практику, можно выделить следующие:

  • внутренние;
  • внешние;
  • информационные;
  • инициативные;
  • отчетные.

Внутренние доклады адресуются лицам в пределах компании — начальникам различных отделов, общему руководству. А внешние — направляются в вышестоящие органы, т. е. выходят за рамки фирмы.

Информационные сообщения призваны предоставить сведения о выполняемой трудовой деятельности. Отчетные — о результатах исполненных заданий, распоряжений, инструкций, в целом работы. Инициативные доклады обусловлены возникновением идей по улучшению процесса — в них предлагаются конкретные решения.

Делятся записки и по изложенной в них информации:

  • достижения, предложения о вознаграждении и т. д.;
  • о неприемлемом поведении, оскорблении достоинства и чести, например пьянстве, хамстве и др.;
  • о невыполнении или ненадлежащем исполнении трудовых обязанностей;
  • о нарушении дисциплины и рабочего порядка.

Установленные виды сообщений предназначены для разных целей.

Таблица 1. Отличия от других записок

Критерий Докладная Служебная Объяснительная
Адресность По вертикали — от подчиненного руководителю По горизонтали — между сотрудниками одного уровня По вертикали
Наличие в ОКУД Есть Нет Есть
Цель и мотивы Описание ситуации с выводами по распоряжению начальства или по своей инициативе Передача информации в добровольном порядке Дача объяснений в виду дисциплинарного проступка по требованию руководства

Источник: Ассистентус

Как составляется

Чтобы правильно написать докладную, требуется знать правила оформления в зависимости от ее вида.

По каким принципам готовится внутренний бланк:

  • на специальном листе, разработанном организацией или при его отсутствии собственноручно;
  • некоторые компании придерживаются строгих правил брендбука, и в таком случае используется лист с логотипом и иные установленные графические требования;
  • указывается название отдела, департамента;
  • адресат — кому, адресант — от кого;
  • наименование документа – «докладная записка»;
  • дата;
  • номер доклада;
  • заголовок;
  • содержательная часть — сам текст;
  • список приложений — в случае наличия таковых;
  • имя, должность автора;
  • подпись с указанием фамилии с инициалами и должности;
  • часто добавляется строка «в дело № …».
Образец внутренней докладной записки

Образец внутренней докладной записки

Скачать шаблон типовой докладной

Требования к внешнему докладу строже:

  • лист формата А4;
  • расположение всех элементов в соответствии со стандартами ГОСТ0.97-2016;
  • использовать бесплатные распространенные шрифты, как Times New Roman, Arial и др.;
  • можно выделять полужирным заголовки, названия разделов, реквизиты и небольшие фрагменты в тексте;
  • рекомендуемый размер — 12-14 кегль;
  • отступ при новом абзаце — 1,25 см;
  • интервал между строками — от 1 до 1,5;
  • выравнивание по ширине поля.

Какие реквизиты должны присутствовать:

  • название отдела, из которого исходит записка;
  • должность адресанта;
  • доступ к данным (конфиденциальные либо нет);
  • если файл электронный, то цифровая подпись;
  • герб — России, региона, муниципального образования – располагается по центру над реквизитами фирмы;
  • товарный знак или эмблема — если они есть, то размещаются также над информацией о компании в одной строке с гербом.

В стандарте прописаны и другие пожелания к оформлению организационно-распорядительной документации — что входит в реквизиты, как прописываются названия, имена и пр.

Фото: как должен выглядеть документ по ГОСТУ 7.0.97-2016

Фото: как должен выглядеть документ по ГОСТУ 7.0.97-2016

Справочно! Дата в записке — день составления документа.

Частные случаи и образцы

Главная часть сообщения — содержательный текст. Чтобы его составить, нужно:

  • сформировать описание ситуации, т. е. ответить на вопрос «Что произошло?»;
  • вывести результаты (обычно негативные) из-за случившегося;
  • предложить решение.

Таблица 2. Образцы внутреннего доклада

  Для скачивания докладная
1 О невыполнении должностных обязанностей
2 О нарушении трудовой дисциплины
3 О некорректном поведении
4 О пропаже имущества или денежных средств
5 О прогуле
6 Инициативное сообщение
7 Отчетная записка

Источник: составлено автором

Действия руководителя

После изучения документа получатель вправе удовлетворить изложенную в ней просьбу, принять другое решение или отказать по предложению. Он размещает резолюцию на листе сообщения с собственноручной подписью.

Образец резолюции руководителя по докладу

Образец резолюции руководителя по докладу

Наглядная инструкцию по написанию докладной приведена в сюжете:

Понравилась статья?

Нет
0
Средне
0
Да
0

Сохраните и поделитесь информацией в соцсетях:

Виктор Автор: . Высшее образование. Оренбургский государственный университет (специализация: экономика и управление на предприятиях тяжелого машиностроения).
6 декабря 2019.

Подпишись на канал Капиталист в Яндекс.Дзен

Подписывайтесь на Телеграм канал @yakapitalist

Оставьте свой комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

О нас | Эксперты и авторы | Контакты | Поиск
Отправляя любую форму на сайте, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
© «Я — Капиталист» 2014-2019. Копирование материалов строго запрещено!