Как стать секретарем и найти работу

Профессия секретарь относится к офисным, предполагает использование навыков для организации документооборота. Это может быть:

• делопроизводитель;
• помощник руководителя;
• советник;
• консультант;
• лицо, отвечающее за связи с общественностью;
• другие формы.

Фото: pixels

Работники выполняют широкий круг обязанностей. Могут подчиняться и руководить одновременно. Секретари знают всё, являются связующим звеном между руководством и подчиненными. Ими обеспечивается порядок, организованность в административных отношениях.

Функции

Видов категорий работников и выполняемых обязанностей много. Одни достаточно популярны и высоко оплачиваемы, другие ‒ нет. Престиж профессии зависит от отрасли и структуры, в которой трудится специалист. Это может быть референт небольшой фирмы и пресс-секретарь Президента. По обязанностям выделяют:

• ассистенты — помощники управленцев, специалистов. Это «правая рука» руководителя, лицо, способное ответить на любые вопросы, заменить босса в некоторых ситуациях;
• делопроизводители — следят за системой документооборота, ведут архивы, регистрируют, оформляют входящие письма на предприятии;
• дежурный на ресепшен — встречает гостей, клиентов, посетителей, отвечает на телефонные звонки;
• референт — обязан готовить материалы для СМИ, выступления, презентации, сложные проекты;
• технический — навыки быстрого и грамотного набора текстов, многие работники могут выполнять задания, не глядя на клавиатуру.

Фото: pexels

• переводчики — обязаны владеть в совершенстве иностранным языком, уметь участвовать в переговорах;
• судебные секретари — ведут дела, фиксируют ход заседания, составляют протоколы, печатают акты, рассылают и принимают корреспонденцию;
• офис-менеджеры — оформляют деловую переписку, приказы, распоряжения, договорные документы и т.д.

Особенности профессии

Плюсы и минусы деятельности основаны на отраслевых тонкостях предприятия, в котором выполняются обязанности.

Если труд не интеллектуальный, нет большой ответственности, то работник может не обладать специальными знаниями и навыками, но зарплата также будет низкой. Перспектива карьерного роста не предвидится. Конкуренция на такие должности невысокая.

Когда специалист квалифицирован, то работу можно получить в престижных организациях. Но придётся много времени проводить в офисе, бывать в командировках, сопровождая начальника. Вакансий на такие должности немного, конкуренция высокая. Вероятна перспектива продвинуться, заняв следующую ступень.

В профессии есть явные недостатки. Секретарь, как связующе     е звено руководства с подчинёнными, подвергается риску получить обвинения с обеих сторон. Возник     ает напряжение и стрессовая обстановка.

Общение с людьми разных характеров требует подготовленности и умения налаживать коммуникацию. Секретарь не может позволить грубость или невнимательность. Необходимо планировать время, руководители часто просят о чём-либо напомнить или что-то сделать в определённый час.

Фото: pexels

Важная черта профессии — умение сохранять в секрете действия внутри фирмы. Лучше промолчать, нежели разболтать важную информацию.

Образование

Для работы не обязательно иметь вузовский диплом, достаточно окончить техникум по специальному направлению      либо курсы, обучающие референтов.

В колледж можно поступить на основе аттестата, в том числе на бюджет. Есть направления:

• секретарь;
• делопроизводитель;
• документационное обеспечение управления и архивоведение.

Срок обучения составляет 2-3 года, в зависимости от базы (9 или 11 классов).

Но востребованы секретари, имеющие дополнительные навыки. Для этого проходят программы по:

• иностранным языкам, в том числе деловому переводу;
• основам информатики, работы с сайтами, программами;
• юридическим  азам      для составления правовой документации;
• проч ему.

К самым известным учебным заведениям и направлениям, дающим высшее образование лицам, желающим устроиться на престижные должности, относят:

• МГУ;
• МГИМО;
• МИРЭА;
• Калмыцкий ГУ им. Б.Б. Городовикова;
• РГГУ;
• УрФУ им. первого Президента России Б.Н. Ельцина;
• Тюменский ГУ;
• Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского;
• РГСУ;
• МГИК.

Если специального образования место работы не предусматривает, то достаточно пройти курсы подготовки по документообороту и архивному делу.

Вакансии

Секретари требуются постоянно. Базы данных содержат тысячи предложений с разными условиями работы и уровнем зарплаты. В большинстве первые 2-3 месяца необходимо пройти испытательный срок, который оплачивается ниже обещаемого оклада.

Если специалист имеет высокий образовательный потенциал, необходимые навыки, то вознаграждение может соответствовать среднему уровню на предприятии: от 40 до 60 тыс. руб.

Скриншот страницы Trudcom

Оплата труда зависит от региона. В Москве, Санкт-Петербурге зафиксированы самые высокооплачиваемые вакансии, в южных субъектах – низкие. Требования к соискателям прямо пропорциональны выставленным зарплатам.

Скриншот страницы Jobsora

Многие иностранные компании, желающие работать в России или с отечественными корпорациями, выставляют предложения с разной оплатой. Греческие фирмы предлагают должности от 900 €, финские – 2 000 €, шведские – 1 300 €.

От претендентов требуется:

• знание нескольких языков;
• разрешение на работу, визы;
• коммуникабельность, стрессоустойчивость;
• умение ПК;
• грамотность, правописание и др.

Профессия секретарь, несмотря на некоторые минусы, достаточно интересна, имеет перспективы и преимущества. При этом возраст специалиста требуется самый разный. На невысокооплачиваемые работы – до 30 лет, госдолжности – от 35, в бюджетные учреждения – старше 45.

Подробнее о профессии в видео: