Что такое тайм менеджмент

Скажите, как часто у вас возникает впечатление, что времени в вашем распоряжении слишком мало? Всегда ли его хватает на выполнение необходимых дел? Большинство людей на второй вопрос ответят отрицательно. Однако существуют методики, такие как тайм-менеджмент, позволяющие получить столько свободных минут, сколько необходимо.

Основные понятия

Время – это один из самых ценных ресурсов, которые у нас есть. Если оно потеряно, вернуть его невозможно. «Time management» – это учёт, распределение и оперативное планирование, т.е. набор приёмов и стратегий для лучшего управления этим ресурсом.

Главное – работать надо умнее, а не усерднее. Вместо того чтобы размениваться по мелочам и сновать между задачами, ничего не успевая, нужно подумать: что из намеченного важно, а что не требует внимания и, по сути, не приносит пользы. Эффективное управление даёт возможность выполнения большего количества дел, упростит сам процесс, позволит избежать перенапряжения.

Поговорим о главном

Существуют 5 принципов организации времени:

• планирование целей;
• выбор приоритетов;
• прекращение откладывания на потом;
• разделение работы на этапы;
• запись времени.

Фото: GerdAltmann/pixabay

Запланируйте цели

Одним из наиболее эффективных методов является составление списка дел. Всего 5 минут утром, чтобы законспектировать ряд действий, которые вы хотите предпринять в течение дня.

К преимуществам такого подхода относятся:

• рабочий график с чётко определённым временем;
• «подчёркивание» самых важных обязательств;
• не тратится впустую умственная энергия, чтобы помнить о покупках, оплате счетов и т.д.;
• знание задач, которые будут выполняться;
• видимость результатов.

Чтобы сделать планирование более эффективным, используйте технику «хронометраж». Её практикует один из авторов книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский, однако ещё в древнем Риме ею пользовался известный философ Сенека.

Выбирай приоритеты

Составление списка – хорошее начало. У многих он может содержать больше задач, чем реально выполнить за день. Поэтому нужно научиться отличать важное. Сосредоточьтесь на срочных пунктах и определите, что необходимо. Здесь, как и в экономике, применим принцип Парето. Найдите 20% дел, которые обеспечивают 80% результата. Например, подумайте, сколько времени проводите за телефонными разговорами: часто достаточно написать короткое сообщение по электронной почте или в мессенджере.

Фото: Achatnia / pixabay

Периодически просматривайте список: возможно, приоритеты поменялись.

Пример. В деятельности менеджера проектов Валерии, работающей в CRM-агентстве WIM-agency, часто одновременно возникает несколько срочных задач. В этом случае девушка делает дыхательные упражнения, стараясь расслабиться и привести в порядок мысли. После она начинает анализировать, какая из работ проще, и отдаёт приоритет менее сложной.

Прекратите откладывать

Перенос дел – одна из главных причин, почему у людей не хватает времени на себя. Почему так происходит? Потому что вы:

• не знаете, с чего начать;
• ставите неясные цели;
• боитесь неудачи.

В результате человек говорит: «Я сделаю это завтра» – и отвлекает себя бесполезными действиями. Небольшое промедление неизбежно: вам, возможно, придётся отложить часть списка, но когда переносится всё, возникает проблема с управлением временем.

Решение:

• начать, не дожидаясь идеальных условий;
• внимательно прочитать список дел;
• ясно определить цели;
• спросить себя, как вы используете часы дня;
• избегать отвлекающих факторов, которые заставляют медлить.

Стремитесь управлять личным временем, перестаньте откладывать. Тогда получите больше пользы от действий.

Фото: Geralt / pixabay

Пример. Менеджер Валерия из WIM-agency при возникновении постоянно откладываемых задач, понимая, что их придётся решать, отвечает на 2 вопроса: «Что мешает выполнению?» (недостаток знаний, непонятна суть, лень) и «Что можно предпринять, чтобы всё сдвинулось?». Так она морально настраивается, и цель достигается легче.

Разделите работу на этапы

Когда вы трудитесь без перерыва, продуктивность падает. Хорошая техника – разбивка задач на небольшие порции, например, по 45 минут. Установка временных рамок помогает оставаться сосредоточенным и работать эффективнее.

Запишите время

Если хотите улучшить эффективность, фиксируйте то, что выполнено. Например:

• с 09:30 до 10:00 – чтение электронной почты;
• с 10:00 до 10:30 – встреча;
• с 10:30 до 10:45 – телефонный звонок;
• с 10:45 до 11:00 – поиск информации.

Фото: Dorothe / pixabay

Попробуйте составить журнал 2 дней, отслеживая минуты и освещая все события. Признание времени как «расходника» – первый шаг к лучшему управлению.

Техника может показаться скучной, но она эффективна для обнаружения потерянного времени.

Вот и настало время, когда тайм менеджмент превращается в посекундно расписанное пособие по выживанию ?

— frankly hearted (@your_cassidy) December 16, 2019

Основные ошибки

Делая первые шаги в организации времени, люди часто совершают промахи. Иногда они могут полностью перечеркнуть достигнутые результаты. Некоторые распространённые увеличивают вероятность проволочек, однако их легко устранить.

Перемешивание больших проектов с небольшими действиями

Составляя перечень дел, многие не сортируют мелочи и долговременные работы. Вот пример такого неправильного написания:

• позвонить Маше, чтобы узнать, будет ли доступен зал для переговоров;
• придумать речь;
• вставить фото в презентацию PowerPoint;
• разработать новые маркетинговые идеи.

Этот список включает небольшие действия, такие как «телефонный звонок» и «вставка изображения в презентацию», а также продолжительные – «написание речи» и «разработка идей». Что происходит, когда эти два типа дел смешиваются? Важное остаётся незавершённым. Причина – большие цели кажутся громоздкими, и вы не приступаете к ним, выбирая простые задачи.

Уж как я люблю неправильно оценивать масштаб задачи и проигрывать. Тайм-менеджмент, приди, да порядок наведи.

— дашынька (@drkrtv) December 18, 2019

Решение: чтобы не пугать себя длительными проектами, разбейте их на маленькие шаги.

«Бесполезная трата времени отличается от неправильного использования материала тем, что нет никакой возможности восстановить его…», – Генри Форд, американский изобретатель и бизнесмен.

Слишком абстрактные формулировки

Вы не знаете, что нужно делать. Результат – отсрочка. Цели должны быть и небольшими, и конкретными. Каждый пункт обязан описывать чёткое действие. Это не абстракция для рассуждений.

Например, запись «Подумать о названии новой книги» недостаточно материальна. Правильно – «Написать несколько заголовков…».

Отсутствие чётко определённого времени

Составляя план, нельзя забывать указывать период. Усталость быстро даёт о себе знать. Работу нужно чередовать либо с другой деятельностью (краткосрочную), либо с непродолжительным отдыхом. Только так продуктивность будет высокой.

Решила врубить тайм менеджмент и составила косплей-календарь на год. Он выглядит как список сделок и дел крупной компании – это пугает, ведь если появится новый проект, то его некуда поставить, ВСЕ ЗАБИТО! ??

— Lizhen (@Atakirus) December 18, 2019

Чтобы решить проблему, разбивая долгосрочный проект на маленькие шаги, определите, когда и по сколько минут вы будете выполнять каждый из них. Оптимальная продолжительность – час: человек не успевает сильно устать, потерять чёткость восприятия и остроту мышления.

Фото: Geralt/pixabay

Отсутствие в плане перерывов и удовольствий

Если вы считаете, что, работая без отдыха, сможете сделать задуманное быстрее, то глубоко заблуждаетесь. Именно это приводит к промедлению, т.к. мозг устаёт. Работа делается всё менее эффективно, и наступает момент, когда голова не соображает.

Каждые 2–3 часа работы необходимо разбавлять 30–40-минутным перерывом. Потратить это время можно как угодно, главное, чтобы организм отдохнул.

Отличный пример – предложенная в конце 80-х гг. итальянским студентом Франческо Чирилло «техника помидора». Он устанавливал кухонный таймер в виде томата на 25 минут, работал, ни на что не отвлекаясь, а потом делал пятиминутный перерыв. После 4 циклов отдыхал 20–25 минут.

Бесполезное запоминание целей

Не старайтесь напрягать память. Всё равно будет упущена какая-нибудь мелочь. В попытке её вспомнить вы потеряете время. Составление списка, который относится к принципам «time management», – лучшее решение, чтобы избежать этой проблемы.

Считать, что многозадачность полезна

Попытка сделать несколько вещей сразу, особенно из неотложных и важных проектов, – признак плохого управления временем. Например, менеджеры часто пишут письма, разговаривая по телефону. Они думают, что так быстрее.

Исследования же показали, что если действия осуществлять по очереди, то затраченное время уменьшится в среднем на 30%. Не следует также забывать о том, что в результате многозадачности письма будут с ошибками, а собеседник – раздражён тем, что менеджер постоянно отвлекается.

Фото: Serena Wong/pixabay

Как научиться управлять временем

Мы описали принципы и дали несколько советов. Если вы хотите лучше ознакомиться с проблемой и сделать свою жизнь максимально эффективной, прочтите следующие книги:

• Глиссон Керри. «Работай меньше, успевай больше»;
• Глеб Архангельский. «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»;
• Алан Лакейн. «Искусство успевать»;
• Брайан Трейси. «Выйди из зоны комфорта»;
• Кэтрин Грейс. «Жизнь по помидору».

Сегодня много литературы на тему тайм-менеджмента. Прочитав несколько книг и выполняя все рекомендации, вы почувствуете, что стали успевать больше.