Эффективное управление временем: основы тайм-менеджмента

Автор: Виктория Барбаева. Специализация: экономика, финансы. Два высших образования: инженер и финансист. Экономист мебельной компании из Италии. Дата: 7 января 2020. Время чтения 8 мин.

Gerd Altmann / pixabay

У всех одинаковое количество часов. Но одним людям удаётся в течение дня сделать много, а другим – достичь лишь части целей. Они живут в спешке и в конце дня чувствуют вину за то, что не сделали должное. «Time management» решает эту проблему. 5 принципов управления доступным временем – составление списков, упорядочивание по дням и часам, выбор приоритетов и т.д. – помогут повысить эффективность жизни. Однако следует избегать некоторых ошибок.

Скажите, как часто у вас возникает впечатление, что времени в вашем распоряжении слишком мало? Всегда ли его хватает на выполнение необходимых дел? Большинство людей на второй вопрос ответят отрицательно. Однако существуют методики, такие как тайм-менеджмент, позволяющие получить столько свободных минут, сколько необходимо.

Основные понятия

Время – это один из самых ценных ресурсов, которые у нас есть. Если оно потеряно, вернуть его невозможно. «Time management» – это учёт, распределение и оперативное планирование, т.е. набор приёмов и стратегий для лучшего управления этим ресурсом.

Главное – работать надо умнее, а не усерднее. Вместо того чтобы размениваться по мелочам и сновать между задачами, ничего не успевая, нужно подумать: что из намеченного важно, а что не требует внимания и, по сути, не приносит пользы. Эффективное управление даёт возможность выполнения большего количества дел, упростит сам процесс, позволит избежать перенапряжения.

Поговорим о главном

Существуют 5 принципов организации времени:

  • планирование целей;
  • выбор приоритетов;
  • прекращение откладывания на потом;
  • разделение работы на этапы;
  • запись времени.
GerdAltmann

Фото: GerdAltmann/pixabay

Запланируйте цели

Одним из наиболее эффективных методов является составление списка дел. Всего 5 минут утром, чтобы законспектировать ряд действий, которые вы хотите предпринять в течение дня.

К преимуществам такого подхода относятся:

  • рабочий график с чётко определённым временем;
  • «подчёркивание» самых важных обязательств;
  • не тратится впустую умственная энергия, чтобы помнить о покупках, оплате счетов и т.д.;
  • знание задач, которые будут выполняться;
  • видимость результатов.

Чтобы сделать планирование более эффективным, используйте технику «хронометраж». Её практикует один из авторов книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский, однако ещё в древнем Риме ею пользовался известный философ Сенека.

Когда писатель замечает, что время начинает тратиться нерационально, он в течение 2-3 недель фиксирует по минутам свои действия, разделяя их на 4 категории: важное, например, обдумывание книги; рутина – ответы на письма, обед; потери – просмотр новостей в интернете; сон и отдых (чтение, прогулка и т.д.). Так Архангельским выявляется причина отсутствия эффективности.

Выбирай приоритеты

Составление списка – хорошее начало. У многих он может содержать больше задач, чем реально выполнить за день. Поэтому нужно научиться отличать важное. Сосредоточьтесь на срочных пунктах и определите, что необходимо. Здесь, как и в экономике, применим принцип Парето. Найдите 20% дел, которые обеспечивают 80% результата. Например, подумайте, сколько времени проводите за телефонными разговорами: часто достаточно написать короткое сообщение по электронной почте или в мессенджере.

Achatnia

Фото: Achatnia / pixabay

Справка! Закон Парето: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% – 20% результата». Применяется во многих отраслях деятельности, в том числе в экономике, создании микропроцессоров, а также в менеджменте.

Периодически просматривайте список: возможно, приоритеты поменялись.

Пример. В деятельности менеджера проектов Валерии, работающей в CRM-агентстве WIM-agency, часто одновременно возникает несколько срочных задач. В этом случае девушка делает дыхательные упражнения, стараясь расслабиться и привести в порядок мысли. После она начинает анализировать, какая из работ проще, и отдаёт приоритет менее сложной.

Прекратите откладывать

Перенос дел – одна из главных причин, почему у людей не хватает времени на себя. Почему так происходит? Потому что вы:

  • не знаете, с чего начать;
  • ставите неясные цели;
  • боитесь неудачи.

В результате человек говорит: «Я сделаю это завтра» – и отвлекает себя бесполезными действиями. Небольшое промедление неизбежно: вам, возможно, придётся отложить часть списка, но когда переносится всё, возникает проблема с управлением временем.

Решение:

  • начать, не дожидаясь идеальных условий;
  • внимательно прочитать список дел;
  • ясно определить цели;
  • спросить себя, как вы используете часы дня;
  • избегать отвлекающих факторов, которые заставляют медлить.

Стремитесь управлять личным временем, перестаньте откладывать. Тогда получите больше пользы от действий.

Geralt 1

Фото: Geralt / pixabay

Пример. Менеджер Валерия из WIM-agency при возникновении постоянно откладываемых задач, понимая, что их придётся решать, отвечает на 2 вопроса: «Что мешает выполнению?» (недостаток знаний, непонятна суть, лень) и «Что можно предпринять, чтобы всё сдвинулось?». Так она морально настраивается, и цель достигается легче.

Разделите работу на этапы

Когда вы трудитесь без перерыва, продуктивность падает. Хорошая техника – разбивка задач на небольшие порции, например, по 45 минут. Установка временных рамок помогает оставаться сосредоточенным и работать эффективнее.

Материал в тему! Чем занимаются логисты: как стать специалистом в области управления потоками товаров и найти работу.

Запишите время

Если хотите улучшить эффективность, фиксируйте то, что выполнено. Например:

  • с 09:30 до 10:00 – чтение электронной почты;
  • с 10:00 до 10:30 – встреча;
  • с 10:30 до 10:45 – телефонный звонок;
  • с 10:45 до 11:00 – поиск информации.
Dorothe

Фото: Dorothe / pixabay

Попробуйте составить журнал 2 дней, отслеживая минуты и освещая все события. Признание времени как «расходника» – первый шаг к лучшему управлению.

Техника может показаться скучной, но она эффективна для обнаружения потерянного времени.

Основные ошибки

Делая первые шаги в организации времени, люди часто совершают промахи. Иногда они могут полностью перечеркнуть достигнутые результаты. Некоторые распространённые увеличивают вероятность проволочек, однако их легко устранить.

 «У нас только одна жизнь. Никто не предлагает второй шанс. Если вы позволите чему-то проскользнуть сквозь пальцы, это потеряно навсегда. А потом проводите остаток своей жизни, пытаясь найти её снова» – Розамунда Пилчер, британская писательница.

Перемешивание больших проектов с небольшими действиями

Составляя перечень дел, многие не сортируют мелочи и долговременные работы. Вот пример такого неправильного написания:

  • позвонить Маше, чтобы узнать, будет ли доступен зал для переговоров;
  • придумать речь;
  • вставить фото в презентацию PowerPoint;
  • разработать новые маркетинговые идеи.

Этот список включает небольшие действия, такие как «телефонный звонок» и «вставка изображения в презентацию», а также продолжительные – «написание речи» и «разработка идей». Что происходит, когда эти два типа дел смешиваются? Важное остаётся незавершённым. Причина – большие цели кажутся громоздкими, и вы не приступаете к ним, выбирая простые задачи.

Решение: чтобы не пугать себя длительными проектами, разбейте их на маленькие шаги.

«Бесполезная трата времени отличается от неправильного использования материала тем, что нет никакой возможности восстановить его…», – Генри Форд, американский изобретатель и бизнесмен.

Слишком абстрактные формулировки

Вы не знаете, что нужно делать. Результат – отсрочка. Цели должны быть и небольшими, и конкретными. Каждый пункт обязан описывать чёткое действие. Это не абстракция для рассуждений.

Например, запись «Подумать о названии новой книги» недостаточно материальна. Правильно – «Написать несколько заголовков…».

Отсутствие чётко определённого времени

Составляя план, нельзя забывать указывать период. Усталость быстро даёт о себе знать. Работу нужно чередовать либо с другой деятельностью (краткосрочную), либо с непродолжительным отдыхом. Только так продуктивность будет высокой.

Чтобы решить проблему, разбивая долгосрочный проект на маленькие шаги, определите, когда и по сколько минут вы будете выполнять каждый из них. Оптимальная продолжительность – час: человек не успевает сильно устать, потерять чёткость восприятия и остроту мышления.

Geralt

Фото: Geralt/pixabay

Отсутствие в плане перерывов и удовольствий

Если вы считаете, что, работая без отдыха, сможете сделать задуманное быстрее, то глубоко заблуждаетесь. Именно это приводит к промедлению, т.к. мозг устаёт. Работа делается всё менее эффективно, и наступает момент, когда голова не соображает.

Каждые 2–3 часа работы необходимо разбавлять 30–40-минутным перерывом. Потратить это время можно как угодно, главное, чтобы организм отдохнул.

Отличный пример – предложенная в конце 80-х гг. итальянским студентом Франческо Чирилло «техника помидора». Он устанавливал кухонный таймер в виде томата на 25 минут, работал, ни на что не отвлекаясь, а потом делал пятиминутный перерыв. После 4 циклов отдыхал 20–25 минут.

Бесполезное запоминание целей

Не старайтесь напрягать память. Всё равно будет упущена какая-нибудь мелочь. В попытке её вспомнить вы потеряете время. Составление списка, который относится к принципам «time management», – лучшее решение, чтобы избежать этой проблемы.

Считать, что многозадачность полезна

Попытка сделать несколько вещей сразу, особенно из неотложных и важных проектов, – признак плохого управления временем. Например, менеджеры часто пишут письма, разговаривая по телефону. Они думают, что так быстрее.

Исследования же показали, что если действия осуществлять по очереди, то затраченное время уменьшится в среднем на 30%. Не следует также забывать о том, что в результате многозадачности письма будут с ошибками, а собеседник – раздражён тем, что менеджер постоянно отвлекается.

Serena Wong

Фото: Serena Wong/pixabay

Как научиться управлять временем

Рекомендуем! Запишитесь на бесплатный вебинар от наших партнеров по созданию пассивного дохода

Мы описали принципы и дали несколько советов. Если вы хотите лучше ознакомиться с проблемой и сделать свою жизнь максимально эффективной, прочтите следующие книги:

  • Глиссон Керри. «Работай меньше, успевай больше»;
  • Глеб Архангельский. «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»;
  • Алан Лакейн. «Искусство успевать»;
  • Брайан Трейси. «Выйди из зоны комфорта»;
  • Кэтрин Грейс. «Жизнь по помидору».

Сегодня много литературы на тему тайм-менеджмента. Прочитав несколько книг и выполняя все рекомендации, вы почувствуете, что стали успевать больше.

Понравилась статья?

Нет
0
Средне
0
Да
0

Сохраните и поделитесь информацией в соцсетях:

Виктория Барбаева Экономист Автор: . Экономист. 5 лет живу в Италии. Специализация: экономика, финансы. Два высших образования: инженер и финансист. Экономист мебельной компании "KRAFT" занимающейся поставками мебели из Италии.
7 января 2020.

Подпишись на канал Капиталист в Яндекс.Дзен

Оставьте свой комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

О нас | Эксперты и авторы | Контакты | Поиск
Отправляя любую форму на сайте, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
© «Я — Капиталист» 2014-2019. Копирование материалов строго запрещено!