Как правильно оформить рекомендательное письмо

Автор: Евгения Романова. Образование высшее юридическое. В журналистике с 2001 года. Дата: 9 января 2020. Время чтения 6 мин.

Подтвердить профессиональные качества можно рекомендательным письмом. Но бывший начальник не обязан его выдавать, а наниматель не должен требовать. Оформляется по правилам деловой переписки. Объем – не более одной страницы формата А4. Излагать нужно грамотно, кратко, емко. Желательно общие слова заменить конкретными формулировками. Нельзя писать непроверенные негативные сведения, личную информацию.

Рекомендация с места работы, положительные отзывы бывшего руководителя, коллег, клиентов или партнеров повысят шанс занять должность, обойти других кандидатов. Если претендент застенчив, из-за волнения лишается дара речи, письма все скажут за него. А тем, кто увольняется не по собственному желанию (в связи с ликвидацией фирмы, сокращением штата), хорошие отзывы необходимы как воздух.

Зачем и кому это нужно

Рекомендации обязательны при устройстве горничными, нянями, гувернантками. Семьи не склонны пускать в дом людей с улицы. Без солидных поручительств практически невозможно занять ответственную должность, связанную с безопасностью, материальными ценностями. В западной корпоративной традиции это обычное дело. Рекомендательное письмо понадобится при устройстве в иностранную или крупную российскую компанию, если вы хотите занять руководящий пост, претендуете на работу с основными клиентами. Однако многие наниматели уверены, что письменные рекомендации выдаются «по дружбе», и не рассматривают их.

Фото: ddalki3003/ pixabay

Совет. Вы надеетесь на хорошую должность в филиале иностранной компании, получили приглашение на интервью. На встрече с рекрутером держались достойно, хоть и волновались. Кажется, произвели впечатление. Маленькое НО: когда наниматель попросил у вас рекомендательное письмо, показать было нечего. Не паникуйте. Срочно звоните на предыдущую работу, договаривайтесь. Вам не откажут. Если, конечно, вы ушли по-хорошему.

Рекрутер на собеседовании не будет требовать рекомендации, но спросит о них. Позаботьтесь о письмах заранее. Не сомневайтесь, кадровик обязательно позвонит на бывшую работу, сегодня это распространенная практика. Коллега, погруженный в проект, может от неожиданности «ляпнуть» не то. Рекомендатели должны быть готовы к звонку. От их слов зависит ваше будущее.

Как попросить

Идеальный способ заручиться хорошими рекомендациями – начать их оформление недели за две-три до ухода. У вас будет время добиться качественных текстов от нужных людей. Сразу вычеркните из списка тех, с кем не сложились отношения. Даже если этот человек – суперпрофессионал и мощнейший авторитет.

На заметку. Две главные причины отказа в рекомендации: «не могу сообщить ничего хорошего» и «не хочу, чтобы вы переходили к конкуренту».

Начните с директора. Напишите заявление на его имя.

Скрин просьбы о выдаче рекомендации

Начальник не обязан давать вам такое письмо, остается надеяться на его лояльность. Для ускорения процесса добейтесь от работодателя примера оформления и напишите сами.

Ненавижууууууу когда просишь рекомендательное письмо, а тебе говорят, мол, напиши сама. Я хочу трезвую оценку моей работы, эт не в моих обязанностях писать Дл самой себя рекомендательное письмо?

— cami (@akhm_cami) October 4, 2019

Только не переборщите с восторгами в адрес себя любимого. Подписать готовый документ для директора гораздо проще, чем заниматься этим самому. Конечно, в том случае, если вам доверяют.

Написала сама на себя рекомендательное письмо. Пока писала, неоднократно подумывала причислить себя к лику святых.

— фрау мюллер без ножа (@evgienika) August 26, 2019

Как правильно оформить

Рекомендацию составляют по правилам делового письма. Форма произвольная. Текст должен быть грамотным, лаконичным, емким, содержательным. Уберите «воду», метафоры, излишнюю образность. Оптимальный объем – не больше двух третей листа формата А4. Заголовок необязателен, но рекомендуется. Схема такова:

Фото: epicioci/ pixabay

Обращение (к конкретному человеку или «Всем заинтересованным лицам»).
ФИО рекомендателя, название организации, должность, телефон, имейл.
То же, что в п.2, – по кандидату.
Период работы.
Должностные обязанности.
Краткая профессиональная характеристика.
Сильные стороны, конкретные достижения, успехи.
Обучаемость.
Личные качества.
Причина увольнения (с сожалениями).
Поручительство.
Готовность устно подтвердить изложенное.
Подпись.

На заметку. Традиция письменных рекомендаций в отечественной корпоративной культуре неразвита. Рекрутеры чаще просто звонят. Но контакт может затеряться или устареть. Тогда и понадобятся такие поручительства.

Рекомендации готовит вышестоящий руководитель или менеджер по персоналу. В отделе кадров всегда найдется образец для сотрудника.

Можно использовать шаблон, но творческий подход гораздо эффективнее. Отзывы от рядовых работников должен подписать начальник, письма от клиентов и партнеров (юридических лиц) – их руководители. Фирменный бланк обязателен. Подписи вполне достаточно, но для пущей важности попросите поставить печать, зарегистрировать в книге исходящей документации.

Скрин рекомендации работнику

Скачать бланк рекомендательного письма.

Всегда паникую, если где-то требуют рекомендательное письмо — из-за культуры, в которой принято писать его самостоятельно и приносить на подпись. Делать так стыдно (да и вдруг человек окажется принципиальным), а просить кого-то правда потратить время и написать ещё более неловко.

— Адаменка (@Alistrina) August 17, 2018

Что писать нельзя

Категорический запрет на неподтвержденные отрицательные отзывы, информацию о личной жизни кандидата (если это не относится к работе). Сведения должны быть достоверными. Ложь неприемлема, все легко проверяется.

Совет. Не отправляйте сканы рекомендаций как приложение к резюме, покажите их только на интервью. На просмотр одной анкеты рекрутер тратит полторы минуты, у него нет времени вчитываться в письма.

Примеры для разных должностей

Рекомендация для руководящего работника отличается от поручительства уборщице – это очевидно. Важно канцеляризмы превратить в конкретные доказательства деловых качеств, необходимых на новой должности:

Главный бухгалтер

Свои обязанности выполняла добросовестно. Обладает аналитическим складом ума, внимательна к деталям.

За время работы внедрена новая система отчетности (указать наименование), количество штрафов по результатам проверок налоговых органов уменьшилось на 30%. Обладает лидерскими качествами, умеет сплотить коллектив, настроить на эффективную работу.

Фото: Free-Photos/ pixabay

Менеджер по продажам.

Высоко развиты навыки общения. Умеет установить контакт даже с самым сложным клиентом, сглаживать конфликты. Мыслит нестандартно. В критических ситуациях хорошо владеет собой. Всегда позитивно настроен.

Сумел добиться повышения объемов продаж на 40 %, создал внушительную клиентскую базу. Хорошо ориентируется на рынке, постоянно анализирует поведение и ассортимент конкурентов. Стремится к самосовершенствованию, 8 раз участвовал в семинарах, тренингах, мастер-классах.

Водитель-экспедитор.

Аккуратен, надежен, честен, пунктуален. Технически подкован.

Вверенную машину содержал в исправном состоянии, чистоте. Хорошо разбирается в технической базе и комплектации автомобилей. Отлично ориентируется в городе и области. Ни разу не допустил аварии.

Фото: Aymanejed/ pixabay

Начальник рекламного отдела.

Обладает несомненными лидерскими качествами. Умеет убеждать. В критических ситуациях отлично владеет собой, быстро разрешает конфликты. Уверен в себе, нацелен на результат. Готов жертвовать личным временем.

В его подчинении находилось 7 человек. Сумел организовать четкую, слаженную работу коллектива. Отдел повысил эффективность освоения рекламных бюджетов, в 3 раза увеличил количество упоминаний компании в СМИ и соцсетях.

Секретарь (помощник руководителя).

Задания всегда исполняла качественно и в срок. Внимательна к деталям, аккуратна.

Устная речь грамотная, отлично поставлена. Письменной владеет в совершенстве. Привела в порядок архив руководителя. Принимала активное участие во внедрении электронного документооборота. В стрессовых ситуациях проявляет сдержанность, умеет владеть собой.

Скачать рекомендательное письмо от работодателя для:

Однако ни один пример не раскроет истинных качеств конкретного работника, а кадровики с первого взгляда узнают шаблонный документ. Поэтому если цель предоставления поручительства – повышение своих позиций, лучше потратить время все-таки самому на его составление или попросить написать лояльного руководителя.